公文的體例與格式。又稱公文程式。指對公文文體、結構、標記、格式和書寫材料的規範。文體是指公文的語言文字的表達形式，如中國古代的公文採用文言文，無標點，以散體文為主，間用駢體。結構是指構成公文的各個組成部分，包括標題、正文、附件、發文機關及其印章、簽署、發文日期、主送機關、抄送機關、公文編號等。標記是指表明某份公文的特殊性質、印製情況與檢索途徑等的標誌。格式是指公文的各個組成部分及標記在頁面上所處的位置與書寫方式，文字的字體、行距及其排列形式，用紙的尺寸規格格等。書寫材料是指公文用紙和墨跡的質量要求等。世界各國在不同時期使用的公文，均規定有各自不同的公文體式。現代社會由於各國交往的增多，不少公文的體式趨於一致，如外交文書體式等。
中華人民共和國現行的公文體式為：
文體 采用以語體文為原則的應用文體，加註標點符號。
結構和書寫格式 ①標題。標明事由及公文種類名稱，必要時在事由前加上發文機關名稱。標題寫在正文上端居中位置，一般用大號黑體字印刷，以示醒目。經過會議通過或批準的公文，在標題下加括號註明會議名稱、屆次和通過、批準的日期。②正文。是公文的主體部分，敘述公文的內容。要求簡練條理，不亂用簡稱。除綜合性計劃、報告和總結等文種外，一般往來公文采取一文一事。用漢字書寫的公文，文字一律從左至右橫寫橫排；用少數民族文字和外國文字書寫的公文，按其習慣書寫、排版。③附件。是附屬於正文的說明、補充或供參考的材料。附件的全文排在主文之後，並在主文的正文之下、發文機關及其印章之上，註明附件的順次及標題。④發文機關及其印章。發文機關指制發公文的責任者，用全稱或規范的簡稱，寫在正文之下偏右側；機關印章代表機關職權，是證實公文效力的重要標志。公文上加蓋機關印章，表明機關對其制發的公文負責。機關印章蓋壓在發文日期上，騎年蓋月。⑤簽署。即以機關領導人名義發文時，由該領導人在正文下的落款處親筆書寫其姓名，證實公文的效力。印制份數多的公文，使用簽名章。⑥發文日期。指制發公文的年月日，寫在發文機關之下。⑦主送機關。指發文機關要求辦理或答復該件公文的收文機關，在標題之下、正文之上，靠左頂格書寫。⑧ 抄送機關。指非由其答復或主辦該件公文，但與其工作有關而需發給其瞭解的收文機關。抄送機關寫在文尾。⑨公文編號。指發文機關對其制發的公文所編排的代號。又稱發文號、發文字號。由發文機關的代字、主辦單位的代字、發文年度和發文順序號組成，寫於標題之上或其右側。
公文標記及其標註位置 ①版頭。居公文首頁上端，約占頁面的四分之一至三分之一，用紅色套印大號字體居中寫明發文機關全稱(或規范簡稱)，後加“文件”二字。在民族區域自治地區使用的公文，用當地民族文字和漢字兩種文字印刷，當地民族文字印在上行，漢字印在下行。②緩急時限。根據處理公務的需要分為急件、特急件。一般公文稱為平件。緩急時限標註在公文首頁左上角，並在公文封筒上註明。平件不加註明。③保密等級。簡稱密級。根據公文內容涉及機要的程度，分為絕密、機密、秘密三級。其保密期限、密級的升降和解除，均由發文機關決定。密級標註在公文首頁的左上角，緩急時限的上方。④閱讀(傳達)范圍。標註於正文下或發文日期左下方。⑤版記。包括承辦制發(翻印)公文的單位名稱、制發(翻印)日期及印刷份數，均放在公文末頁最下端。⑥印制序號。指一文印制多份的保密文件。逐份編排序號，標註於公文首頁左上角，密級的上方。⑦主題詞。由反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組構成，標註於文尾的抄送機關之上，以便於檢索。
書寫材料 公文用紙一般采用單頁16開型(260毫米×185毫米)，佈告、通告等張貼用的公文用紙，根據實際需要確定。書寫公文的字跡必須用指定的優質墨水和油墨。