供查找和檢索知識和資訊用的圖書。因一般不以提供系統閱讀為目的，而是作為在需要時查考和尋檢知識使用的輔助工具，故稱工具書。工具書內容概括，資訊密集，在體例結構及編排上更多地考慮到尋檢查閱的方便，是人們求知治學中不可缺少的工具。
在西方，與“工具書”類似的概念還有參考工具、參考源、參考資料等，但它們的範圍通常比“工具書”要寬泛得多。有人將可作為工具書使用的出版物都視為工具書。如美國工具書專傢L.肖爾斯將地理資料、傳記資料、連連續出版物、政府出版物、視聽資料等也列為工具書；美國工具書專傢G.傑霍達和J.S.佈勞那傑爾將卡片目錄、文獻指南、專著和教科書、原始出版物等也視為工具書。在中國和日本、人們習慣上把采用詞典體例編纂的工具書稱為辭書。
沿革 工具書歷史悠久，是伴隨科學、文化、教育事業的進步而產生和發展起來的。中國歷代修纂的工具書數量大，類型多，尤以字典、書目(見目錄)、類書、政書等著稱於世。周代的《史籀》、《周譜》、《山海圖》為以後的字書、歷書、圖譜、表譜奠定瞭基礎。漢代的《別錄》、《七略》和《說文解字》是書目和字典的先驅。三國魏出現瞭首部類書《皇覽》，唐代編纂瞭政書《通典》，宋代則編纂瞭《太平禦覽》、《冊府元龜》等“四大書”。元代編有《文獻通考》，明代編纂瞭世界上最大的類書《永樂大典》，還出現瞭較早的索引《兩漢書姓名韻》。清代編纂瞭大量工具書，如《古今圖書集成》、《四庫全書總目》、《康熙字典》、《佩文韻府》、《歷代史表》及實測地圖《內府一統輿地秘圖》，並將“三通”續成“九通”。中國古代的大型工具書多由官方組織修纂，以宣揚帝王文治武功和實行思想統治為目的，“欽定”以後即不能修訂，且亡佚缺損較多。這些工具書在查考古代文化和典籍方面具有重要參考價值。鴉片戰爭以後，由於西學東漸以及學術觀念，治學方法改變，尤其是五四新文化運動以後，以實用為目的的工具書大量出版，如《中華大字典》、《辭海》、《辭源》、《申報年鑒》、《圖書年鑒》、《中國經濟年鑒》、《全國文化機關一覽》、《期刊索引》、《日報索引》、《(生活)全國總書目》等。中華人民共和國建立以後，又編纂瞭《現代漢語詞典》、《漢語大詞典》、《漢語大字典》、《英華大詞典》、《中國大百科全書》、《中國百科年鑒》、《世界知識年鑒》、《中國工商企業名錄》、《中國歷史地圖集》、《全國總書目》、《全國新書目》、《全國報刊索引》、《中國近代期刊篇目匯錄》、《中國叢書綜錄》、《中國地方志聯合目錄》等等。20世紀80年代，隨著國傢科學文化事業的發展，中國的工具書事業有瞭較大發展，品種和數量都大為增加。
工具書在世界其他地區也具有較長的發展歷史。巴比倫人制作的泥板地圖、古埃及記載尼羅河泛濫及有關的天文、氣象的年歷等都是古代工具書的萌芽。古希臘、羅馬的難詞表，經長期的演變而成為後來的詞匯、詞典。老普林尼的《自然史》是古代百科全書式的工具書。11～13世紀，英國皇室出版有清冊性的名錄，歐洲編纂瞭各種《聖經》文本的語詞索引。15世紀由於文藝復興以及活字印刷術的推廣，圖書出版事業發達，出現瞭國傢書目、國際書目。18世紀法國狄德羅等人編纂的《百科全書，或科學、藝術與手工藝大詞曲》，創眾人編纂巨帙工具書的先例，並在當時的啟蒙運動中起到振聾發聵的作用。19～20世紀，因工商業的發達和科學文化交流的頻繁，工具書編纂出版業飛速發展，如百科全書在更多的國傢出版，便捷型工具書大量產生，書目、索引除在形式和規模上發生變化以外，更加講究時效性。工具書的類型日益豐富，修訂速度加快，在信息交流和社會發展中發揮著重要作用。
類型 工具書種類繁多。一般常見的形式有詞典、百科全書、年鑒、手冊、名錄、表譜、地圖、書目、索引等，在中國還有字典、類書、政書等類型。工具書按其內容性質可區分為綜合性工具書和專門工具書。美國工具書專傢W.A.卡茨在其《參考工作導論》(1987年第 5版) 一書中將工具書按基本性質和使用功能劃分為控制—檢索—指示線索型工具書和資料型工具書兩大類，前者指各類型的書目、索引，後者指各類型的百科全書、年鑒、手冊、名錄、圖譜、傳記資料、詞典、地理資料及政府出版物等。
體例結構 控制—檢索—指示線索型工具書 (如書目、索引、文摘)以款目為基本單元，資料型工具書(如詞典、百科全書、年鑒等)則以條目或詞目為基本單元。工具書的主體部分即是將這些基本單元按分類、主題、字順、時序、地序或其他可檢順序排列。工具書通常還要設置參見系統，附有各種索引，以便從多角度查檢使用。每部工具書前都應有編纂說明、體例介紹等。
功能 工具書是應社會廣泛的知識與信息需要而產生的。工具書旨在概括各領域的基本知識、基本數據或基本資料，向使用者提供較成熟的知識或提供相關信息。工具書都具有提供檢索或查尋的功能。一些工具書 (如百科全書) 除檢索功能外還兼有教育功能，有些工具書(如書目、索引)還可用作系統求知、深入研究的指南或入門工具。工具書編纂出版的數量、質量以及規模等可以反映一個國傢、一個時代的科學、文化、教育的發展水平。
鑒別與評價 鑒別與評價工具書對於讀者以及編纂、出版者都具有重要意義。一般可從以下 6個方面對一部工具書進行鑒別與評價。①權威性，如編纂部門的學術地位、聲譽；主編的經歷和學術造詣；撰稿人的專長和學術素養；編輯的資歷和編輯水平等。②內容與收錄范圍。③編輯風格，包括客觀性、學術性、概括性和可讀性、參考文獻的質量等。④及時性，包括內容的新穎程度、修訂方式、資料更新的速度等。⑤體例，如編排特點和易檢程度，參照和索引系統的使用實效。⑥外觀，包括紙張、印刷、版面、插圖、裝幀的質量。
工具書指南 是從使用和鑒別的角度對工具書進行研究的成果。這類圖書旨在選擇、鑒別、評價和報道工具書，內容比一般書目廣泛，編輯方式較為靈活，每類往往先講述該類工具書的共同特點和沿革，然後逐一介紹和評價。著名的工具書指南有：①美國 E.-P.希伊的《工具書指南》(1986年第10版)。該書初版為A.B.克洛格於1902年出版的《工具書研究和使用指南》，隻收英文工具書，第3～6版由I.G.馬奇負責修訂擴充，增收瞭非英語國傢的工具書，第7～8版由C.M.溫切爾主編，第9～10版則由希伊修訂，收書1.4萬種。該書選材精練，著錄準確，評價客觀，索引完備，是權威性的工具書指南。② 英國A.J. 沃爾福德主編的《參考資料指南》。1959年初版。第4 版(1980～1986)收錄英國及其他西歐國傢社會科學、自然科學及應用技術領域的工具書 1.5萬多種，按《國際十進分類法》編排，提要詳細，評價客觀，側重於新書，但缺少對各類工具書的綜合介紹。1989年起出版第5版。③《美國工具書年鑒》，1970年起出版，報道美國新版工具書和再版工具書，每年約收書1800種，每5 年出版一次累積索引，分段出版“最佳工具書”，如《1981～1985年最佳工具書》。④中文工具書指南1949年前有何多源編的《中文參考書指南》(1936)，收書2000多種。80年代中國出版瞭大批工具書簡介和教材。