狹義的資料庫，就是在電腦系統中合理存放的相互關聯的資料的集合，其目的是為瞭方便地充分利用這些資料。所以還必須有一專門的系統軟體來對這些資料進行存取、管理和加工處理等，使資料盡可能不重複(最小冗餘性 )，盡可能獨立於使用它們的用戶或應用程式(資料獨立性)，並能合理地為一個或多個用戶或應用程式服務(資料共用性)。這樣的系統軟體稱為資料庫管理系統(DBMS)。對資料庫的任何訪問必須通過DBMS進行。由於DBMS與狹義的資料庫實質上是不可分割的，人們就把這兩者的的有機組合稱為數據庫系統，又可稱為數據庫。這就是廣義的數據庫概念。
按數據庫的地理分佈是集中於一處還是分散在不同地域，可化分為集中式數據庫和分佈式數據庫。按主要采用的數據庫模型又可分為層次型、網絡型和關系型 3大類數據庫。按數據反映的信息性質及使用目的的不同，又有事實數據庫，數值數據庫，以及文獻數據庫、術語數據庫和檔案數據庫等等。近來，數據庫技術已運用於人工智能領域，如專傢系統中已普遍采用的知識庫。
由於數據庫本身的特點和作用，DBMS應提供必要的數據操作能力，如定義、添加、刪除和修改數據，檢索具有指定性質的數據子集，並對之加工處理，由此給出新的，分析性或綜合性的數據或數據集合。為瞭使用戶和應用程序能方便地表達所需的數據集合，DBMS還應提供方便的有充分表達能力的查詢語言，並有效地正確地完成查詢的任務。
DBMS還必須隨時檢驗完整性，即數據本身及各數據間應滿足的條件、性質(稱為相容性約束)。當多個用戶使用同一數據庫時，各用戶需要的和允許使用的數據可能是不同的，DBMS應保證各用戶的數據的安全保密性，且當他們同時使用數據庫時，對數據提供保護，即正確的並發控制措施，以保證一致性。DBMS還應有必要的防護與恢復功能，以對付可能發生的故障。
一般的作法是利用現有的DBMS的功能，逐步將需用的數據規定方式裝入計算機系統，以構成一狹義的數據庫，它與生成它的DBMS一起就構成一個數據庫系統，其內容和結構都可在DBMS功能允許的范圍內變動；這提供瞭極大的靈活性和適應性，使數據庫技術得到瞭日益廣泛的應用。例如在情報檢索中，人們可隨時隨地將收集到的信息存放入數據庫，而當需要用到有關某人、某事或某物的信息時，可向數據庫提出查詢，DBMS就能將有關信息匯集起來，整理分析，給出一份報告，供用戶使用和參考。