檔案館(室)為指明庫房內檔案存放情況而編制的圖表。按其形式可分為簿籍式或卡片式兩種。按其作用與格式可分為兩種：①全宗存放位置索引。即以全宗及其組成部分(如全宗內各類)的檔案為單位，指出它們的存放處所，格式見表1。②庫房存放全宗索引，即以庫房和架(櫃)為單位，指出它們所存的是什麼全宗及其組成部分的檔案，格式見表2。庫房存放全宗索引亦可按每個庫房 (或樓、層、房間)內檔案存放的情況繪製成示意圖，掛貼在相應庫房的入口處，便於保管人員和調卷人員隨時參看。
表1 全宗存放位置索引
表2 庫房存放全宗索引
