國傢機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是有史以來最早產生的文獻之一，也是現代社會資訊的重要門類。
詞源 中國明代以前對檔案的稱呼與文書不加區分，有典、冊、策、中(冊字的省形)、簡牘、文書、簿書、案卷、文案、案牘等稱謂。“檔案”一詞始見於清代，康熙十九年(1680)《起居註》》中記載，康熙帝在披閱秋審眾犯冊時問：“馬哈喇之父與叔皆沒於陣，本人亦有功牌，其罪如何?”大學士奏曰：“部中無檔案，故控告時部議不準。”大約成書於康熙四十六年的楊賓《柳邊紀略》則對檔案有所解釋：“邊外文字多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。”清入關後改用紙張書寫，但習慣相因，仍將保存起來的文書稱作“檔案”、“檔子”。在其後的律令條例中，對於“文書”和“檔案”的用法，更有較為明確的區分，多處使用“繕寫文書，收貯檔案”，“錄存檔案”，“檔案副本”等等。按漢字本義，“檔”為橫木框格，系指存放東西的閣架；“案”即小桌子一類的東西，引伸為處理某一事件的案卷。“檔案”即存入檔架的案卷，沿用至今仍有其形象的和內在的意義，並賦予瞭新的科學含義。 檔案的外文詞，歐美諸語言均源於希臘文αρχειον和拉丁文archivum，文字和發音都很相近。其原意為行政機關所在地，後指保存公務案卷或其他文件的處所，進而兼指保存在這些地方的檔案。它是一個多義詞，可解為檔案庫、檔案室、檔案館、檔案等等，因而使用時往往需要加以限定或說明。如俄文архив，在30年代多指檔案館，對檔案則稱архивный материал(檔案材料)；近年蘇聯國傢標準文件規定以архивный документ(檔案文件)為特指檔案的通用術語。在日文的一般詞匯中無檔案一詞，常用ぶんしよ(文書)或こぅぶんしよ(公文書)，日本國傢檔案館稱為こぅぶんしよかん(公文書館)；而在漢文日譯時使用とぅぁん(檔案)或とぅし(檔子)。
起源 檔案最早產生於怎樣的歷史背景和什麼歷史時期，歷來眾說紛紜。其中較有代表性的觀點，是階級社會產物說和原始社會產物說，後者又被稱為社會產物論。階級社會產物說的主要見解有兩種：①認為隨著階級的出現和國傢的形成，為瞭管理國傢和大規模的生產，進行國與國之間的交往或戰爭，國傢需要文字記錄作為管理和交際的工具，因而發明瞭文字。國傢機關利用文字記載和傳達各種事務，於是產生瞭文書，它被保存起來便形成瞭檔案。②認為在國傢產生之前雖已出現瞭文字，但在原始社會人們並無保存和利用檔案的社會需要，隻有當階級產生和國傢形成之後，國傢為瞭進行管理，需要以文字記錄事務和表達統治階級的意志，才產生瞭文書並貯存檔案。這兩種見解共同的論點是，都認為文字和國傢機關的出現，成為產生檔案必須兼備的條件；不同點主要在於文字產生的時期及其對形成檔案的關系各持異議。原始社會產物說的主要見解也有兩種：①認為國傢形成之前，在原始社會後期，隨著生產的發展、社會交往的擴大和文字的發明，人們便開始應用文字記錄，即產生瞭最早的文書，保存起來則成為檔案。②認為早在原始社會較長的時期內，人類已有利用並保存檔案的需要和可能，在文字發明之前人們即以結繩、刻契等原始的方法記事，這些繩結和刻契就是歷史上最早產生的檔案。兩種見解的共同論點是都認為檔案產生於國傢形成之前的原始社會時期；不同點主要在於結繩刻契檔案說認為這些載體已有記錄、憑證等檔案屬性，而文字檔案說則認為結繩刻契不能獨立地比較系統地體現記錄和傳遞的功能，自有文字記錄才首開檔案歷史之先河。
從已知的歷史事實和研究成果來看，檔案並非是自有人類伊始就同時產生的一種社會現象和物質實體，而是人類社會發展到一定階段的文明產物。迄今世界各地發現的比較系統地以文字記錄人們實踐活動最早的檔案多屬於國傢出現之後的歷史遺物，如中國的甲骨檔案、兩河流域的泥板檔案、埃及的紙草檔案等。但承載諸如甲骨文這樣較為完善的文字系統的檔案，不可能是歷史上最早的檔案。這涉及文字發明和應用於記錄的最早時期，以及與產生檔案的關系，文字發明之前非文字的原始記事形式是否已具有檔案性質及程度如何等問題，尚待進一步考察和研究。
探索檔案的起源，有助於加深對檔案的性質以及檔案和檔案工作發展規律的瞭解，因而成為具有學術價值和實際意義的課題。
定義 長期以來，國內外學者對檔案定義有種種不同見解，在有關的法律、法規和標準文件中也有反映。從檔案概念 內涵的構成要素而論，基本上分為兩種類型：①限制型。強調具有永久保存價值的，並保存在檔案館等特定場所的歷史文件才是檔案。如國際檔案理事會主持編纂的《檔案術語詞典》(1984)將檔案定義為“由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值，而保存的經過挑選或未經挑選的非現行文件”。②寬舒型。不限定永久保存價值和保存地點等因素，保存在任何地方的、具有一定保存價值的歷史文件，均為檔案。如《法蘭西共和國檔案法》(1979)規定：“任何自然人或法人，任何國傢機關或組織，或任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”中國鑒於全國擁有各級各類檔案館和大量機關單位檔案室組成的網絡體系，並對檔案實行集中統一分級管理的體制，因而規定無論保存在機關檔案室或國傢檔案館的，還是保存在個人手中的，需要短期、長期或永久保存的各種歷史文件，都屬於檔案。
從檔案概念的屬種關系而論，大致有 3種主要模式的檔案定義：①以“歷史記錄”或“原始記錄”為屬概念。如吳寶康主編的《檔案學概論》的表述為“檔案是國傢機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄”。②以“文件”為屬概念。如美國T.R.謝倫伯格著《現代檔案──原則與技術》(1956)的檔案定義為“經鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業已藏入或者業已選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件”。③以“信息”或“信息資料”、“信息載體”為屬概念。如認為檔案是人類社會實踐活動中直接形成的、貯存備查的有序的信息載體。以“文件”為屬概念的檔案定義在國際范圍內比較通行，從“信息”角度研究檔案定義的趨勢近年來有所發展。1987年《中華人民共和國檔案法》第二條規定：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國傢機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國傢和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這一條款並非一般的檔案定義，而是明確國傢管理檔案的范圍，限定於“對國傢和社會有保存價值的”，但它揭示瞭檔案的本質屬性，具備檔案定義的基本要素，富有檔案定義的理論意義，因而在中國以此為基礎進行表述的檔案定義較為通用。
特點和范圍 ①檔案是由文件轉化而來的歷史記錄。文件被使用和辦理完畢之後，一部分隨著記述、辦事等現行功能的結束，失去其社會價值而被淘汰；另一部分由於對日後仍有查考價值，則被選擇保存下來成為檔案。因此，檔案與文件既有聯系又有區別：文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿和精華。這也決定瞭檔案的本質屬性及與其他文獻資料的不同。檔案是原始的歷史記錄，不是事後編寫的材料，檔案以其記錄性和原始性集於一體的特點區別於一般的歷史遺物。②檔案是各種機關、組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的文件組合體。其產生與存在，始終淵源於專門的形成單位及其職能活動，並由此構成檔案材料之間的內在聯系。這一定向積累性和歷史聯系性的特點，使得檔案存在和運動的形態與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與內容等方面固有的聯系，維護檔案文件體系的歷史面貌，才能有效地發揮檔案信息系統特有的作用。③由於檔案是歷史的原始記錄物，而非復制品，故更具可靠性，並多具有單一性和稀有性。檔案以其原始和孤本而珍貴的特點區別於其他出版物，其保護和利用也有特殊的要求。④檔案的種類和形式豐富多采，范圍廣泛(見檔案分類)。一些歷史悠久、性質或載體比較特殊的檔案，往往與文物、圖書資料等有一定的轉化關系或部分重合關系，即具有雙重性或幾重性。因此，在博物館、圖書館和檔案館均有所收藏。有的國傢對此有法律規定，如《中華人民共和國檔案法》規定：“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理。”“檔案館與上述單位應當在檔案的利用方面互相協作。”
價值 一般指檔案對於人們和社會的意義與作用。從實質上說什麼是檔案的價值，長期以來各國檔案界都有爭議，代表性的觀點主要有 4種：①檔案價值即指檔案的屬性或使用價值，它隻是客觀存在的，與人們的需求無關。②檔案價值是由人們的需求而決定的主觀產物，沒有也不可能有客觀的價值標準。③檔案價值是凝結在檔案中的勞動，檔案價值的大小決定於形成檔案過程中所耗費的勞動量。④檔案價值是主體和客體之間的關系范疇，即檔案客體對人們主體需要的滿足及其程度的表現形式。一般認為，檔案價值是由檔案本身的各種因素和社會對檔案利用需求二者的結合所決定的。
檔案價值的結構。檔案具有憑證價值和情報價值。檔案是由作為辦事工具的文件轉化而來的歷史陳跡，檔案載體上又保有真切的原始標記，如當事人的手稿或簽署，機關或 個人的印信，有的則為原來形像和聲音的照錄。它客觀地記錄瞭當事人的思想和行為，以及既往的各種情況，成為查考、爭辯和處理事務的真憑實據。同時，檔案又記載瞭歷史活動的事實和過程，以及經濟、政治和科學文化活動等各方面的成果和經驗教訓。它作為信息的一種原始貯存形式，給人們提供大量的情報和知識。檔案的憑證和情報價值，具體表現在以下幾個主要方面：機關行政管理和業務工作的查考憑據；生產建設的參考依據；政治活動的必要手段；科學研究的可靠資料；文化教育的生動素材。
實現檔案價值的規律性。①檔案價值擴展律。檔案具有對形成機關的作用和對社會作用的雙重性。檔案形成之初的若幹時間內，主要作為本單位工作和生產的必要條件而發揮作用，這被稱為檔案的第一價值。檔案為其形成單位有效地發揮作用，成為各機關積累和保存檔案的主要動力，從而又進一步促使檔案第一價值的實現。檔案保存到一定時限以後，它的作用就超出其形成機關，為社會上各種利用需要發揮作用則成為主要方面，這被稱為檔案的第二價值。它表現為檔案作用的擴大，以及檔案類型與其相應作用的變異性。如行政檔案，既可用於行政工作的查考，也可作為人口學、經濟史或某項科學技術研究的資料。②檔案機密性遞減律。檔案具有一定的機密性，它隨著時間和條件的轉移而有所變化，有的若幹年後仍須保密，有的則降低或失去機密性。從總體而言，檔案機密性呈逐漸弱化的趨向，機密程度強弱與保存時間久暫成反比例的關系，是檔案密級變化的一般規律性。③檔案的科學文化作用遞增律。檔案的多種作用，有時也被歸納為政治作用和科學文化作用兩個基本方面，即檔案具有兩種作用的雙重性。隨著歷史的進程，檔案在繼續用於政治活動的同時，對發展經濟、文化建設，繁榮科學技術方面的作用逐漸增多。
檔案價值的實現，檔案作用發揮的程度如何，取決於一定的條件。一般說來，其基本條件有 4個方面：①檔案利用實踐。檔案在日常存放的靜態中，其價值處於潛在階段，隻有在人們利用的過程中才能表現出檔案的價值，並校正和提高人們對檔案價值的認識。②社會發展水平、社會制度和檔案管理政策，對於檔案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制約作用。社會進步程度愈高，愈能為檔案的開放利用提供更多的條件，充分實現檔案的價值。③社會檔案意識，特別是人們對檔案的認識水平、重視程度和利用動機等因素，都影響檔案發揮作用的狀況。人們的檔案意識越強，檔案價值愈能實現得充分；檔案價值的實現，又促進人們檔案意識的加強。④檔案管理水平是影響檔案發揮作用的直接因素。改善檔案管理制度，提高對檔案的全面認識和科學管理水平，對於發揮檔案的社會效益和經濟效益具有重要作用。