以代碼形式和特定結構記錄在電腦存儲載體上的、電腦能夠識別處理的檔案文獻資訊。包括兩種：一是在實現瞭辦公室自動化和無紙辦公系統的部門形成並歸檔的機讀檔；二是將傳統類型檔案資訊輸入電腦，轉換而成的機讀檔案。
機讀檔案具有如下特點：①不能脫離特定的電腦硬體和軟體而被讀出和處理，如具備條件則是最便於處理和使用的檔案。其檢索速度快，查全率和查準率高。②有嚴謹的格式結構。在檔記錄內劃分區、欄位和子欄位，規定各自的構成內容容與相互關系，規定各自的長度與識別方法。機讀檔案的存儲介質一般有磁帶、磁盤等。機讀檔案必須存放在符合一定技術條件的專用庫房中，對庫內溫濕度進行嚴格控制，並配置除塵、防火、防高度磁場和電場的設施。