在檔撰稿、審批、印製過程中形成的，形式、內容、文字表述和作用有所不同的文稿和版本。從公文來說，主要有草稿、定稿、正本、副本、試行本、暫行本、修訂本、各種文字文本等。私人檔也有不同文本，但要求不似公文嚴格。
草稿 檔的原始文稿，又稱草案、草本。草稿在思想內容和文字表述上尚未成熟，供修改、討論和審核簽批使用。按其形成的先後和逐步修改過程，次第稱為一稿、二稿……；按其用途，可分為為討論稿、征求意見稿、送審稿等。
定稿 文件的標準稿，又稱原稿、底稿，指對草稿斟酌修改後，業經負責人審閱同意或會議正式討論通過與批準的最後完成稿。定稿由負責人簽發，是印制正式文本的依據。
正本 依據定稿制作的、供向外發出和正式生效使用的文本。具有標準格式，蓋有制發機關印章，或由有關負責人簽署，或既蓋印章又有簽署。有法定的實際效用，是收文機關處理工作的依據。
副本 代替正本供閱讀、參考和備查使用的文本，又稱抄本、復制本，文字內容與正本相同，有的是同正本一起印制的復份，有的是根據正本另行復制的，如謄抄本、靜電復印本、照相復制本、縮微照相本、計算機打印本、另行排印的副本等。
試行本、暫行本 均用於法律、條例、辦法、規章等法規性文件。因其內容尚不成熟，發文機關將其發佈試行或暫行，擬經實踐檢驗後再行修訂。在試行、暫行期間具有實際效力。
修訂本 指對業經頒佈執行的文件，修改其內容並重新頒佈生效以替代並廢止原有文本的新文本。
各種文字文本 指同一文件同時形成兩種以上文字的文本。外交文件一般都有兩種以上文字的文本。簽定國際條約、合同、協議書等，須同時規定以何種文字文本為標準，例如規定雙方兩種文字文本同樣有效；或規定雙方就文字解釋上發生爭議時，以某種文字文本為準。中國在少數民族自治地區使用的文件，同時采用漢文文本和當地民族文字文本。不同文字的文本具有同等效力。