在地名工作活動中直接形成的有價值的歷史記錄。主要包括兩部分：①反映地名實體內容的材料。包括地名調查的原始記錄、地名照片和調查中收集的有關考證材料；經過加工整理的地名表、地名卡片、地名圖和地名概況的文字說明材料；編輯出版的《地名錄》、《地名志》、《地名詞典》、各種地名圖等標準地名資料的審定稿和樣本；地名統計材料等。這部分材料記述各類地名的標準書寫形式、讀音和位置，反映地名的來歷、歷史沿革和含義，表述地名實體(包括人口、面積、自然條件、政治歷史、經濟發展、文化化教育等)的概況，是地名檔案的主體。②反映地名管理工作活動情況的文件材料，如各級政府及有關部門頒發的關於地名工作的指示、決定、規定、條例、辦法，會議文件，地名標準化處理的文件，工作計劃、總結、報告、來往文書等。地名檔案是國傢從事各項工作不可缺少的基礎資料。地名檔案工作是地名工作的一項重要內容。地名的更替，特別是地名所指區域的政治、經濟、文化、居民成分等社會情況的變化是頻繁的。所以必須隨時註意收集和掌握各種反映地名有關情況的信息，及時積累材料，確保地名檔案能夠及時、準確地反映地名的真實面貌。有關一個地名的材料，如卡片、文字概況、考證材料、故事傳說、命名更名材料等應集中存放，以便利用。